Järvenpään kaupunkikehityksen palvelualueella oli edessään tuttu haaste: vanhojen toimitilojen väistyessä käytöstä suuri määrä paperiarkistoja tarvitsi uuden ratkaisun. PunaMustan kokonaisvaltaisen digitointipalvelun ansiosta kaupunkikehitys siirsi arkistonsa sähköiseen muotoon, vapautui arkistotilojen kuluista ja säästi vuosien manuaalisen työn.
Tilamuutokset herättivät digitoinnin tarpeen
Tarve digitoinnille syntyi, kun Järvenpään kaupunkikehityksen toimitilat olivat poistumassa käytöstä. Kaupungilla oli jo olemassa sähköinen asianhallintajärjestelmä uudemmalle aineistolle, mutta vuosikymmenien aikana kertynyt paperiaineisto odotti ratkaisua. Järvenpään kaupungin tiedonhallinnan asiantuntija Mirja Kakkonen kuvailee tilannetta,
– Kun toimitiloista luovutaan, myös arkiston käyttäjät siirtyvät muualle. Siksi analogisen aineiston muuttaminen digitaaliseksi oli luonteva ratkaisu, jotta tieto tavoittaa käyttäjänsä helposti ja paikasta riippumatta. Digitointiin olimme varautuneet jo useamman vuoden ajan varaamalla siihen budjetissa varoja.
Projekti käynnistettiin arkistokatselmuksella, jossa PunaMustan asiantuntijat kartoittivat aineiston laajuuden, laadun ja digitointivaatimukset yhdessä kaupungin kanssa. Katselmuksen yhteydessä otettiin testimateriaali, jonka avulla teknisiä ominaisuuksia hiottiin kaupungin toiveiden mukaisiksi ennen varsinaisen työn aloittamista. Aiemmin useampi henkilö oli hallinnoinut analogisia aineistoja omalla tavallaan – digitoinnin yhteydessä aineisto luokiteltiin uudelleen, ja kokonaisuus on nyt sähköisessä arkistossa selkeämmin käytettävissä kuin paperilla.
– Arkistokatselmus on meille keskeinen vaihe, sillä se antaa meille tarkan kuvan siitä, mitä ollaan digitoimassa. Testimateriaali auttaa aikatauluttamaan tuotannon realistisesti ja varmistamaan, että digitointi vastaa asiakkaan tarpeita, tiivistää PunaMustan projektipäällikkö Jani Lehtinen.
Yli tuhat hyllymetriä paperista sähköiseksi
Järvenpään rakennusvalvonnan arkisto oli kaupungin suurin kokonaisuus – alkujaan yli tuhat hyllymetriä paperiasiakirjoja. Järvenpää on julkishallinnon toimija, jolle aineiston käsittelyyn liittyvät lakisääteiset velvoitteet ovat keskeisiä, joten digitointi toteutettiin kansallisarkiston vaatimusten mukaisesti. Tämä mahdollisti paperisen alkuperäisaineiston tietoturvallisen hävittämisen digitoinnin jälkeen. Työn tuloksena vapautui kolme arkistotilaa, joiden kustannukset eivät enää rasita rakennusvalvontaa.
PunaMustan kuljetuspalvelu haki aineistot suoraan Järvenpään kaupungilta ja toimitti ne digitointiyksikköön Forssaan ilman turhia välivaiheita. PunaMustan digitointiyksikkö on rakennettu tietoturvallisuus edellä: tila on ISO 27001 -auditoinnin piirissä ja varustettu turvaovin, kameravalvonnalla sekä kulunvalvonnalla. Arkaluonteisiin projekteihin nimetään aina rajattu työntekijöiden joukko.
– Tietoturva on selkein erottava tekijämme. Olemme rakentaneet koko digitointiyksikön sen ympärille, niin fyysisesti kuin prosessienkin osalta. Asiakkaillamme voi olla erittäin arkaluonteista aineistoa, ja sen käsittely on meille vakava asia, Lehtinen kertoo.
Digitointi sujuvoittaa työskentelyä ja asiakirjojen käsittelyä
Rakennusvalvonnan koko arkistoaineisto on nyt sähköisessä muodossa. Ulkopuolisen toimijan työpanos säästi kaupungilta vuosien työn ja mahdollisti sen, että omat resurssit pystyivät keskittymään sähköisen aineiston hallintaan.
– Rakennusvalvonnan lupa-asiakirjat ovat kaupungin kysytyin aineisto, ja sähköisenä niiden käsittely ja toimittaminen asiakkaalle on nopeutunut huomattavasti. Digitoinnin myötä myös tiedonhallinnalle on jäänyt enemmän aikaa, Kakkonen tiivistää.
Järvenpään kaupungin kokemus osoittaa, että paperiarkiston digitointi on ennen kaikkea strateginen päätös – se vapauttaa tilaa, nopeuttaa tiedonhakua ja varmistaa arvokkaan aineiston säilymisen tietoturvallisesti myös tulevaisuudessa. PunaMusta toteuttaa projektin kokonaispalveluna, arkistokatselmuksesta ja kuljetuksesta aina tietoturvalliseen hävittämiseen ja valmiin aineiston toimittamiseen asti.
Kiinnostaako digitointi? Ota yhteyttä ja kartoitetaan yhdessä, miten palvelu sopii teidän tarpeisiinne.
